Gestione magazzino con Excel

Uno dei problemi che potremmo trovarci a fronteggiare con Excel è il dover gestire i prodotti del magazzino della nostra attività. Quanto abbiamo moltissimi prodotti in magazzino e dobbiamo gestirli, occupandoci degli ordini, dei fornitori, dei resi, delle fatture non pagate, e di tutto quello che ruota attorno allo sviluppo, la gestione e conti relativi a un’attività di vendita, diventa fondamentale il gestire tutto in maniera meccanizzata, perché tenere nota di tutto in forma cartacea può essere veramente controproducente sia per l’ottimizzazione del tempo, che delle operazioni aziendale connesse a quello che stiamo facendo e agli obiettivi che vogliamo perseguire.

Per esempio, avendo un’azienda che commercia dvd e prodotti digitali, potremmo voler gestire le entrate e le uscite nel magazzino con un software o con un foglio Excel che consenta di tracciare tutte le entrate, mettendo i dati in una tabella. Infatti, ogni riga Excel conterrà un determinato prodotto. Per esempio, la prima colonna Excel potrebbe contenere i nomi dei prodotti, la seconda colonna invece conterrà i numeri di prodotti ordinati relativi a quella singola tipologia di prodotto. Nella terza colonna invece metteremo il costo di un singolo prodotto. Per ottenere il totale di ogni prodotto, effettueremo un moltiplicazione Excel, e infine con una somma Excel, si sommeranno i prodotti relativi e si otterrà un totale che indicherà:

  • il numero di colli totali ordinati;
  • il numero di colli singoli ordinati;
  • il costo per ogni collo;
  • il costo totale per ogni tipologia di prodotto;
  • il costo totale di tutti i prodotti ordinati;

Il simbolo “meno”, generalmente utilizzato per sottrarre su Excel, sarà usato per sottrarre i resi. Tutto, potrà essere inserito in una tabella Excel, che consentirà di aggiungere e rimuovere prodotti. Ogni volta che saranno effettuate delle modifiche alla tabella, anche il totale parziale e il totale assoluto subiranno una modifica, che giustamente sarà automatica.

Per calcolare le tasse invece, sarà utilizzata la formula Excel percentuale. Supponiamo, infatti, che vogliamo calcolare il totale ma tassato del 20%. Allora potremo andare ad applicare una percentuale, sul totale parziale o su quello assoluto, in modo tale da includere anche i costi relativi alle tasse. Questo è un passo fondamentale, perché generalmente non si calcolano mai i costi netti, ma si applica una funzione che consenta di avere anche il quadro generale della tassazione e quindi calcolare i costi.

Ora che abbiamo calcolato i costi, possiamo inserire un altro foglio di lavoro per completare il programma Excel. Questo foglio di lavoro conterrà la funzione cerca verticale o cerca vert, che ci consentirà di fare una query, in modo tale da fare interrogazioni sui singoli prodotti e quindi individuare quante sono le singole spese.

Adesso che il programma Excel è al completo, disponiamo di uno strumento che sicuramente faciliterà il nostro lavoro e le attività aziendali di tipo quotidiano.

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